So erkennst du ein gutes Arbeitszeugnis: Die Zeugnis-Checkliste für Mamas (Teil 1)

Ach, das tut gut! Heute löse ich endlich ein Versprechen ein: In meinem Blogeintrag „Babypause – nicht ohne mein Zwischenzeugnis“ hatte ich ja angekündigt noch darüber zu schreiben, wie ein gutes Arbeitszeugnis inhaltlich aussehen sollte. Da es nicht nur auf die Zeugnisinhalte, sondern auch auf Formalien ankommt, habe ich mich dazu entschlossen gleich zwei Beiträge für euch zu schreiben – jeweils in Form einer Checkliste, damit ihr schnell erkennen könnt, ob euer Zeugnis in Ordnung ist.

Bevor ich jetzt mit dem Formalien loslege noch ein kleiner persönlicher Tipp: Bringt das Zeugnis schnell in Sicherheit wenn ihr es nach Hause getragen habt. Steckt es am Besten in eine abschließbare Schublade, oder legt es ganz oben, außerhalb der kindererreichbaren Zone, auf den Schrank. Warum? Damit ihr nicht das erlebt, was mir widerfahren ist: Mir wurde nämlich mal ein Zwischenzeugnis, das ich auf dem Esstisch zwischengelagert hatte, „weggefuttert“. Und zwar von meinem Großen, im zarten Alter von ca. einem Jahr – als er in der „Papier knistert toll und schmeckt lecker“-Phase steckte. Bis heute weiß ich nicht genau, wie er es schaffte, das Zeugnis aus der Klarsichthülle zu fischen… Dieser triumphierende Blick, die abgebissenen Papierfetzen zwischen den ersten Zähnchen – ich werde es nie vergessen.

Lustig (im Nachhinein): Das Zeugnis enthielt, wie ich nach dem Zusammenpuzzeln der Reste später feststellte, Rechtschreibfehler und musste neu von meinem Arbeitgeber ausgestellt werden :-). Scheinbar hat der kleine Rabauke geahnt, dass das Zeugnis nicht mehr wert war, als das Papier auf dem es stand…

Nun aber endlich zum „formalen Teil“:

Die Arbeitszeugnis-Checkliste

1. Äußere Form und Sprache

• Das Zeugnis muss schriftlich ausgestellt werden. Ein Zeugnis per Mail und als pdf-Dokument genügt nicht den formalen Anforderungen – die elektronische Form ist ausgeschlossen. Unter „schriftlich“ ist nicht etwa handschriftlich in geschwungener Schönschrift, sondern „maschinenschriftlich“ zu verstehen, d.h. dein Zeugnis muss auf einem PC erstellt worden sein.
• Der Zeugnistext muss „auf dem für die Geschäftskorrespondenz üblichen Geschäftspapier gedruckt sein“ (Urteil des Bundesarbeitsgericht vom 03.03.1993, 5 AZR 182/92). Das Adressfeld auf dem Bogen bleibt übrigens leer. Sollte dein Arbeitgeber nur ein weißes Blatt Papier verwenden, muss darauf die volle Firmenbezeichnung, die Rechtsform des Unternehmens und die Anschrift aufgeführt werden.
• Die allgemeine Zeugnissprache ist Deutsch – es sei denn dein Arbeitsverhältnis ist durch eine andere Fremdsprache geprägt. Falls du für einen ausländischen Arbeitgeber arbeitest – unabhängig davon ob deutsches Recht anwendbar ist oder nicht – sind die jeweiligen nationalen „Gepflogenheiten“ zu berücksichtigen.
• „Äußere Mängel“ müssen nicht hingenommen werden. Dazu zählen zum Beispiel Kaffee-, Schokoladen- oder andere (Fett-) Flecken, Durchstreichungen, Krickel-Krackel, Eselsohren etc. Auch Schreib- und grammatikalische Fehler sind zu berichtigen.
• !?“ im Text? Geht nicht. Ausrufungs-, Fragezeichen, Gänsefüßchen, Unterstreichungen, Fettschrift und sonstige Sonderzeichen und Hervorhebungen sind unzulässig.
• Dein Zeugnis darf gefaltet werden, wenn… die Falten beim Kopieren des Zeugnisses nicht durch Schwärzungen sichtbar sind (Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 21.09.1999, 9 AZR 893/98). Nette Arbeitgeber schicken das Zeugnis übrigens ungefaltet im A4-Umschlag mit Papprücken.

2. Angaben zur Person

• Dein Vor- und Familienname, ggf. Geburtsname muss genannt werden.
• Im Zeugnis ist die Anrede „Herr“ oder „Frau“ zu verwenden. In meiner Fachliteratur (z.B. Küttner, Personalhandbuch, Aufl. 2015) steht dazu ergänzend (ihr dürft jetzt schmunzeln): „Fräulein ist nur auf Wunsch aufzunehmen“ 🙂.
• Aufepasst, dass wird sehr häufig nicht beachtet: Anschrift und Geburtsdatum dürfen nur mit deinem Einverständnis aufgenommen werden.

3. Ausstellungsdatum des Zeugnisses

• Jedes Zeugnis muss ein Ausstellungsdatum enthalten, grundsätzlich den Tag der tatsächlichen Erstellung.
• Eine Rückdatierung auf das Beendigungsdatum ist in der Praxis Gang und Gäbe – und auch zulässig. Denn: Du hast einen sogenannten „Anspruch auf wohlwollende Zeugniserteilung“. Ein falsches oder „krummes“ Datum wird in der Zeugnis-Geheimsprache (dazu in Teil 2 noch mehr) nämlich negativ bewertet.

4. Unterschrift des Arbeitgebers

• Das Zeugnis ist von deinem Vorgesetzen zu unterzeichnen. Dabei muss es sich um einen unternehmensangehörigen und ranghöheren Vertreter des Arbeitgebers handeln, „der die Verantwortung für die fachliche Beurteilung übernehmen kann“ (Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 04.10.2005, 9 AZR 507/04). Das Vertretungsverhältnis und die Funktion muss dabei auch genannt werden.
• Der Unterzeichner muss seinen Namen vollständig und eigenhändig schreiben, eine eingescannte Unterschrift reicht nicht.
• Der Unterzeichner darf durch die Art der Unterschrift nicht den Eindruck erwecken, dass er sich von dem Inhalt des Zeugnisses distanziert. Das bedeutet: Die Unterschrift darf nicht riesengroß sein, aus bloßem Zickzack bestehen, oder an einer ungewöhnlichen Stelle, zum Beispiel über, oder auf dem Zeugnistext stehen.
• Grundsätzlich muss unter der (erfahrungsgemäß zumeist nicht entzifferbaren) Unterschrift der vollständige Name deines Vorgesetzten ausgedruckt sein, mit Ort und Datum.

Ich hoffe du konntest hinter alle Punkte ein Häkchen setzen! In Teil 2 berichte ich dann über die Inhalte, Formulierungen und: Psssst – über die Zeugnis-Geheimsprache.  Wenn du noch allgemeine oder detaillierte Fragen hast kannst du mir gerne schreiben oder hier unten kommentieren.